Privacy Policy

Mijnboekhouder BV (hierna “Mijnboekhouder”, “wij”, “ons” en “onze”) begrijpt hoe belangrijk privacy voor u is en respecteert uw privacy.

Gelieve deze privacyverklaring aandachtig te lezen. Hierin leggen wij uit:

• Welke gegevens wij verzamelen
• Hoe wij uw gegevens verzamelen
• Hoe wij uw gegevens gebruiken
• Aan wie wij uw gegevens doorgeven
• Hoe lang wij uw gegevens bewaren
• Hoe wij uw gegevens beveiligen
• Hoe u uw rechten als betrokkene uitoefent
• Wijzigingen van deze privacyverklaring

1. Welke gegevens wij verzamelen

De categorieën van persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen onder meer omvatten:

• Identificatiegegevens en contactinformatie: naam, voornaam, gebruikersnaam, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres, rijksregisternummer, paspoortnummer, identiteitskaartnummer, kopie van paspoort of identiteitskaart, ondernemingsnummer, bis-registernummer, nummerplaat, enz.
• Persoonlijke bijzonderheden en gezinssamenstelling: geslacht, leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, immigratiestatus, burgerlijke staat, huwelijk of samenlevingsvorm, namen van de echtgeno(o)t(e) of partner, naam van de kinderen, aantal kinderen, personen ten laste, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, datum van echtscheiding, enz.
• Financiële en fiscale gegevens, verzekeringen, contracten en eigendommen: bankrekeningnummers, financiële middelen (inkomsten, beroepskosten, schulden, enz.), hypotheken en kredieten, soorten verzekeringen, betaalde premies, betaalde belastingen, belastingteruggaven, ontvangen uitkeringen en dividenden, rechten op onroerende en roerende goederen, intellectuele eigendomsrechten, aandelenbezit, contractuele voorwaarden, precontractuele informatie, geschillen, enz.
• Afbeeldingen en audiovisuele opnamen: foto’s, video’s op onze website en sociale media, enz.
• Gegevens met betrekking tot de levering van producten en diensten: offertes, facturen, betalingsgegevens, geleverde producten en diensten, contracten, enz.
• Marketinggegevens en gebruik van onze website en sociale media: marketingvoorkeuren, opt-in en opt-out verzoeken, deelname aan door Mijnboekhouder georganiseerde evenementen, posts op sociale media (Facebook, Instagram, blogs, forums, enz.), browsertype, taalvoorkeur, IP-adres, enz.
• Gegevens betreffende klachten en verzoeken en de afhandeling daarvan.

Daarnaast verzamelen wij mogelijk persoonsgegevens met een zogenaamd “gevoelig” karakter (bijzondere categorieën van gegevens), zoals:

• Gezondheid: bijvoorbeeld een handicap of andere specifieke medische toestand (allergie, enz.) waarmee wij rekening moeten houden bij het betreden van onze bedrijfsgebouwen of het organiseren van een zakelijke lunch.
• Politieke of levensbeschouwelijke overtuiging: bijvoorbeeld in het kader van sociale verkiezingen, vakbondsafgevaardigden, due diligence-opdrachten, sociaalrechtelijk advies, enz.
• Strafrechtelijke gegevens: bijvoorbeeld verkeersboetes van onze werknemers, uittreksel uit het strafregister in het kader van de assistentie bij subsidieaanvragen, enz.

Onze producten, diensten en website zijn niet gericht op kinderen. Wij verzamelen en bewaren persoonsgegevens van kinderen niet actief, behoudens indien nodig in het kader van specifieke diensten aan bepaalde klanten of indien betrekking hebbend op onze werknemers.

2. Hoe wij uw gegevens verzamelen

Wij verzamelen persoonsgegevens op verschillende manieren, waaronder:

• rechtstreeks van de betrokkene;
• van de werkgever van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer onze klant of leverancier een onderneming is en de betrokkene als contactpersoon wordt aangewezen, bij een due diligence, of voor dienstverlening aan de werkgever;
• van onze klanten, over hun klanten, leveranciers en andere betrokkenen wiens persoonsgegevens zij verzamelen;
• van andere partijen, zoals overheidsinstanties, raadgevers of adviseurs van de betrokkene;
• via gebruik van onze website, sociale media en andere tools;
• uit publiek beschikbare informatie.

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

De persoonsgegevens die wij verwerken hangen af van de omstandigheden, zoals de aard van de dienst of het product dat wij verstrekken, onze wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen of uw specifieke toestemming.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in de volgende scenario’s, gebaseerd op het uitvoeren van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang:

• Levering van producten of diensten aan (potentiële) klanten;
• Administratieve, boekhoudkundige en vennootschapsrechtelijke verplichtingen;
• Interne risicoanalyses, audits, kwaliteits- en veiligheidscontrole;
• Direct marketing.

Wij kunnen persoonsgegevens van klanten of contactpersonen gebruiken voor het versturen van reclame, nieuwsbrieven en uitnodigingen voor commerciële events. U hebt het recht hier bezwaar tegen te maken. Zie sectie 7 voor meer informatie: Hoe u uw rechten als betrokkene uitoefent.

Wij verwerken ook persoonsgegevens op grond van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor:

• Verplichtingen als werkgever, zoals het doorgeven van bepaalde gegevens van werknemers aan overheidsinstanties;
• Verplichtingen met betrekking tot anti-witwaswetgeving en fraudebestrijding.

Wij verwerken de volgende gegevens op basis van uw toestemming:

• Direct Marketing: met uw toestemming gebruiken wij uw e-mailadres en/of telefoonnummer voor marketingdoeleinden.
• Cookies: essentiële cookies voor navigatie en, met toestemming, niet-essentiële cookies voor marketing- en analysedoeleinden.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Zie sectie 7 voor meer informatie: Hoe u uw rechten als betrokkene uitoefent.

4. Aan wie wij uw persoonsgegevens doorgeven

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt of geraadpleegd in de landen waar Mijnboekhouder, haar dienstverleners, verwerkers of commerciële partners aanwezig zijn. Zonder een adequaatheidsbesluit van de Commissie voor het bestemmingsland, nemen wij passende beveiligingsmaatregelen zoals modelcontractbepalingen.

5. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig voor de beschreven doeleinden, tenzij wettelijk een langere bewaartermijn vereist is. De bewaartermijn varieert per scenario, product en dienst en houdt rekening met wettelijke en zakelijke vereisten.

6. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van persoonsgegevens te waarborgen, waaronder:

• Beleid en procedures voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming;
• Risico- en incidentbeheer;
• Technische beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie en anonimisering;
• Leveranciersevaluatie en beveiligingsbewustzijnstrainingen;
• Deelname aan certificeringstrajecten en audits.

7. Hoe u uw rechten als betrokkene uitoefent

Als betrokkene hebt u rechten zoals:

• Recht op inzage van uw gegevens;
• Recht op correctie van uw gegevens;
• Recht op bezwaar tegen verwerking;
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht op gegevenswissing;
• Recht op intrekking van toestemming;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• Recht op klacht bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze rechten zijn niet altijd absoluut; soms kunnen wij uw verzoek niet volledig inwilligen. In dat geval brengen wij u hiervan op de hoogte. Voor alle vragen met betrekking tot de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via: vraag@mijnboekhouder.eu

8. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring bijwerken naar aanleiding van veranderingen in onze website, producten, diensten of wetgeving. Wij raden aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen. De meest recente versie is te vinden op onze website.